Metodología Lean, la manera de reducir las fugas y evitar la sobrecarga

Por: Redacción Recursos Humanos TV

Su filosofía destaca las 3Ms: Muda (despilfarro), Mura (irregularidad) y Muri (tensión) para fomentar la responsabilidad y el liderazgo compartido.

La manera de trabajar dice mucho de una empresa, al ser la mecánica para concretar tareas o proyectos. En parte, debe haber una alineación entre lo que se quiere lograr y lo que se hace para que esto suceda. Esto destaca la importancia de implementar técnicas, entre las que destaca la metodología Lean cuya filosofía es hacer más con menos para disminuir los desperdicios y mejorar la eficiencia en los procesos. 

Esta metodología de gestión surgió en los años 80 en Japón, pero en ese momento era llamada Lean Manufacturing. Debido a sus resultados, fue adoptada por empresas como Toyota, que incluso desarrolló el Sistema de Producción de Toyota (TPS) que tiene dos prioridades: 

    • Identificar la sobrecarga en los procesos de producción.
    • Eliminar desperdicios, tanto en recursos materiales como en tiempo.

En resumen, el éxito de Lean se debe a su enfoque principal: mejorar de manera continua, optimizando el flujo de valor y eliminando lo innecesario, destaca la plataforma Digital Project Manager.

Para que esto sucede, Lean aborda la tres principales causas de generan desperdicios: Muda, Mura y Muri, también conocidas como 3Ms, que para la Escuela de Negocios de la Innovación y los Emprendedores IEBS Business School se resumen en lo siguiente:

  • Muda (despilfarro). Se refiere al desperdicio de cualquier tipo que, por lo tanto, no agrega valor. Un ejemplo son los documentos que se conservan, aunque no son de utilidad.
  • Mura (irregularidad). Son las situaciones que interrumpen el flujo habitual de trabajo o de los procesos, generando los llamados “cuellos de botella” o sobrecargas, de modo que su eliminación conlleva a una mejor productividad. Un ejemplo es la falta de procesos o el incumplimiento de los mismos.
  • Muri (tensión). Se da cuando se hacen solicitudes no razonables, lo que sólo implica sobrecarga, tensión y estrés para los equipos de trabajo. Un ejemplo es saturar a los nuevos colaboradores con actividades que realiza un empleado con antigüedad, ya que el primero aún se está familiarizando con el ritmo de trabajo, los procesos e incluso las mismas tareas, de modo que sólo implica que todo se ralentice.

Esto igual implica que las empresas dejen de lado la centralización de tareas, a fin de fomentar la responsabilidad y el liderazgo compartido, por lo que la metodología Lean propone poner énfasis en cinco puntos de los procesos:

    1. Identificar el valor. Es necesario tener en claro cuál es el problema a resolver para dar con la mejor solución. Y eso implica eliminar aquello que robe tiempo y productividad, es decir, no aporte valor al producto final.
    2. Asignar el flujo de valor. Establecer el flujo de trabajo y determinar las acciones y personas que se involucrarán en el proceso. De esta manera, no se usan recursos innecesarios y se evita la sobrecarga de trabajo.
    3. Vigilar el flujo de trabajo. Se tiene que dar seguimiento a la ruta de trabajo para evitar los “cuellos de botella” e interrupciones, a fin de que haya fluidez. Un consejo es dividir las entregas para hacer revisiones y cambios oportunos, además de aprobar y continuar con lo faltante.
    4. Diseñar un sistema de trabajo específico. Asegura el flujo de trabajo estable y garantiza que los colaboradores hagan entregas puntuales y con menor esfuerzo, optimizando la capacidad de los recursos y haciendo entregas sólo si hay una necesidad real.
    5. Mejora continua. Esta etapa es eficiente sólo si se cumplen las anteriores, ya que hay un diagnóstico real y eso permite trabajar en la mejora continua; en este proceso tienen que participar todos los involucrados, por lo tanto, no debe haber hermetismos, ya que sólo habría privatización de información que, en sí, es un obstáculo.
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